Word, Excel, Visio, PDF und so weiter. Viel Wissen wird in unterschiedlichen Dateien abgespeichert. Vom Autor liebevoll verfasst und mit Erklärungen angereichert. Und als Datei in einem Ordner abgelegt. Doch wie finden andere Mitarbeitende das Wissen? Share-Point scheint da eine Lösung zu sein. Doch ist es wirklich zeitgemäss, dass wir uns über ein Allerweltsportal durchnavigieren und schliesslich wieder bei einzelnen Dateien landen? Diese Datei öffnen und uns dann nur schon vom Inhaltsverzeichnis erschlagen lassen? Und die Suche geht im Dokument weiter. Von der einen Datei klicken wir uns dann zur nächsten und wieder zur nächsten, bis wir nicht mehr wissen, wo wir eigentlich gelandet sind. Wissen in einzelnen Dokumenten ablegen: haben wir schon immer so gemacht. Schon vor über 2‘000 Jahren. Heute machen wir es einfach mit dem PC. Sonst scheint sich nichts geändert zu haben.

Ist es nicht höchste Zeit, dass wir intelligent strukturierte Wissensblöcke erstellen, diese mit hilfreichen Metadaten anreichern und definieren, für welche Zielgruppe dieses Wissen nützlich ist, um es dann in einem Content Management System zu speichern?

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Beim Schreiben dieses Blogs kommt mir gerade ein Webshop in den Sinn. Mit der Share-Point-Lösung würde ich Leuchten-Wohnzimmer-dimmbar suchen und dann einen 30-Seitigen Katalog mit allen Leuchten, die diese Eigenschaften haben, finden. Macht das Sinn? Und ich würde auf einen Link klicken und noch auf einen und dann bei einer Leuchte landen, die zwar immer noch dimmbar ist, aber im Aussenbereich einsetzbar und sogar IP54-geschützt ist. Etwa nach diesem Muster suchen und finden Mitarbeitende Wissen im Unternehmen.

Im Webshop – als Vergleich – würde ich vielleicht 200 Leuchten mit diesen Attributen finden. Die Facettensuche würde mir dann zeigen, wie viele Leuchten in welchen Kategorien gefunden wurden. Das ist doch ein genialer Filter. Da könnte stehen, dass 23 Leuchten mit LED-Leuchtmitteln ausgestattet sind, 122 mit der Fassung E27, 56 Leuchtmittel mit 60 Watt Leistung, 105 mit 230 Volt gespeist werden müssen und so weiter. So muss doch das Wissen in den Unternehmen auffindbar sein. Vielleicht sollten wir Share-Point durch einen Webshop ersetzen. Oder durch ein eigens dafür entwickeltes Content Management und Content Delivery System. Zum Beispiel SCHEMA ST4 mit CDS.

Ich denke, dass jetzt der richtige Zeitpunkt ist sich zu überlegen, wie das Wissen in Unternehmen sinnvoll gespeichert wird.
Ich wünsche Ihnen viel Inspiration beim Überdenken Ihrer Know-how-Ablage.